4.0: Czego się nauczysz
- Jak przekazać dane i dokumenty niezbędne do przygotowania oferty (4.1)
- Jak zlecić przygotowanie oferty Mimirze (4.2)
- Co zrobić po otrzymaniu dokumentacji ofertowej od Mimiry (4.3)
- Jak skutecznie złożyć ofertę w przetargu publicznym (4.4)
4.1: Twoje dane i dokumenty
Zanim przejdziesz do zlecenia przygotowania oferty w przetargu, warto uzupełnić zakładkę “Dokumenty” (część zakładki “Ustawienia”).
Zbieramy w niej wszelkie pliki, które zawierają dane istotne przy uzupełnieniu formularzy ofertowych lub są wymagane jako załączniki do ofert np. referencje, certyfikaty, zaświadczenia z ZUS/US. Im więcej informacji nam przekażesz, tym bardziej będziemy w stanie pomóc w przygotowaniu oferty.
4.2: Generowanie ofert
4.2.1 Oferta przygotowana samodzielnie
Jeżeli Twój pakiet w Mimirze nie obejmuje generowania ofert lub nie chcesz wykorzystywać przysługującego Wam limitu ofert w danym miesiącu, nadal możesz oznaczać postępowania, w których startujecie samodzielnie, i zarządzać nimi z poziomu zakładki „Przetargi”.
W tym celu zmień status postępowania na “Biorę udział”, co przeniesie przetarg do odpowiedniej sekcji. Status możesz zmienić:
- w ramach szczegółowego widoku danego postępowania
- lub bezpośrednio z poziomu listy przetargów
4.2.2 Zlecenie przygotowania oferty
Aby Zlecić Mimirze przygotowanie oferty w ramach przysługującego Wam limitu wykonaj jeden z poniższych kroków:
1) Kliknij w niebieski przycisk “Wygeneruj dokumenty” w ramach szczegółowego widoku danego postępowania lub
2) Zmień status przetargu na “Przygotowanie dokumentów ofertowych”
- w ramach szczegółowego widoku danego postępowania
- lub bezpośrednio z poziomu listy przetargów
Jeżeli przetarg został podzielony na części, w których można startować oddzielnie, Mimira poprosi Cię o potwierdzenie w których częściach chcecie złożyć ofertę
Po wykonaniu jednego z tych kroków dodatkowo poprosimy Cię o potwierdzenie, że chcesz wygenerować ofertę dla danego przetargu (zależy nam na uniknięciu sytuacji, gdy limit ofert jest wykorzystywany przez pomyłkę).
Jeśli to Twoje pierwsze generowanie dokumentów, zapytamy Cię i poprosimy o potwierdzenie kilku informacji o firmie i dosłanie wymaganych dokumentów których jeszcze nie mamy.
4.2.3 Przygotowanie oferty po stronie Mimiry
Przygotowanie ofert przez Mimirę składa się z 2 kroków:
- Generowanie dokumentów przez AI - na bazie danych rejestrowych firmy i załączonych dokumentów, Mimira analizuje, które formularze powinny być uzupełnione w ramach oferty i uzupełnia je. Następuje to zaraz po przesłaniu zlecenia przez Ciebie.
- Sprawdzenie oferty przez eksperta - kolejnym krokiem jest sprawdzenie przez osobę z zespołu ekspertów z wieloletnim doświadczeniem w zamówieniach publicznych, czy dokumenty są kompletne i poprawnie uzupełnione.
Do czasu przygotowania oferty w zakładce “Twoja oferta” w widoku danego postępowania będziesz widzieć informację, że oferta jest w przygotowaniu.
W przypadku niektórych platform przetargowych będziemy kontaktować się z Tobą z prośbą o równoległe przygotowanie dokumentów, które będą musiały być załączone do przygotowanej przez nas oferty. Mail przyjdzie z naszego konta email info@mimira.eu o tytule “Dokumenty do przygotowania po Twojej stronie” - w środku opiszemy o jakie dokładnie dokumenty chodzi.
W niektórych sytuacjach konieczne będzie również wygenerowanie formularza ofertowego z poziomu Twojego konta na danej platformie - w takiej sytuacji również skontaktujemy się z Tobą prosząc o przesłanie nam takiego formularza i dając wskazówki, jak go wygenerować. Dopóki go nie otrzymamy, nie będziemy mogli zakończyć przygotowania oferty.
W momencie przygotowania dokumentów ofertowych dostaniesz od nas wiadomość e-mail o tytule “Dokumentacja jest gotowa” oraz SMS.
4.3: Ostatnie działania dot. oferty
Zarówno przetargi, w których Mimira przygotowuje dokumenty, jak i te, w których decydujesz się na samodzielny udział, znajdziesz w zakładce „Przetargi” w sekcji odpowiadającej ich aktualnemu statusowi.
4.3.1 Gotowy zestaw dokumentów
Kliknij w tytuł przetargu na liście, aby otworzyć szczegóły postępowania, a następnie przejdź do zakładki “Twoja oferta”. To tam zamieszczamy gotowe zestawy dokumentów ofertowych w formacie ZIP. Aby otworzyć i edytować te dokumenty, musisz pobrać je na swój komputer klikając przycisk pobrania.
Obok paczki dokumentów, w tej samej zakładce, znajdziesz informację o tym, jakie rodzaje podpisu są dopuszczalne w tym postępowaniu.
4.3.2 Instrukcja dot. edycji dokumentów i nowych załączników
Poniżej paczki dokumentów, znajdziesz sekcję „Dołącz załączniki wymagane przez zamawiającego”. Tam przygotujemy listę działań, które musisz podjąć samodzielnie. Zawsze takim działaniem będzie określenie finalnej wyceny w Twojej ofercie.
4.4: Złożenie oferty
4.4.1 Instrukcja złożenia oferty
Poniżej uwag do dokumentów znajdziesz informacje, jak zaaplikować w danym postępowaniu.
4.4.2 Oznaczenie złożenia oferty
Na zakończenie prosimy Cię o potwierdzenie, że oferta została złożona w tym przetargu. Ułatwi to śledzenie wyników i zarządzanie udziałem w przetargach.
Możesz dokonać tego z poziomu zakładki “Twoja oferta”:
Lub zmieniając status przetargów (w tym kilku na raz) na “Złożono ofertę”:
4.4.3 Spodziewane kolejne kroki
Na tym kończy się proces składania oferty wraz z Mimirą. Dla ułatwienia dalszego działania wskazujemy też jakie mogą, ale niekoniecznie muszą być kolejne kroki do wykonania np.:
- dodatkowe dokumenty o przesłanie których wezwie instytucja publiczna
- dokumenty niezbędne celem podpisania umowy po wygraniu przetargu
Na te działania Twoja firma powinna mieć jeszcze czas. Na ten moment najważniejsze jest, że skutecznie złożyliśmy razem ofertę 🙂